Liiton toimistoon on jonkun verran tullut kyselyjä jäsenyhdistysten jäsenten ilmoittamisesta liittoon.

Liiton järjestösäännöt ovat kuitenkin asian suhteen hyvin yksiselitteiset ja selkeät: annetun aikataulun mukaisesti (vuoden loppuun mennessä) jäsenyhdistyksen tulee ilmoittaa KAIKKI jäsenensä liittoon – riippumatta esimerkiksi yhdistyksen henkilöjäseneltään perimästä jäsenmaksusta tai sen suuruudesta.

Yhdistyslain mukaan yhdistyksen on pidettävä jäsenrekisteriä, johon se kirjaa kaikki jäsenensä. Nämä samat jäsenet siis ilmoitetaan liiton jäsenrekisteriin annettujen ohjeiden mukaisesti.

Liiton jäsenyhdistys ei siis toimi liiton sääntöjen ja yhteisön pelisääntöjen mukaan, mikäli se jättää osan jäsenistään ilmoittamatta liittoon ja käyttää myös näiden henkilöiden harrastusmahdollisuuksiin esimerkiksi liiton Teosto- ja Gramex -sopimusta. Pääosin seura voi tarjota palveluita veroseuraamuksitta vain omille jäsenilleen.

Jäsenyhdistyksissä (-seuroissa) tulee tehdä selvä ja lainmukainen ero seuratoiminnan ja liiketoiminnan välillä. Seuran välittämä ja järjestämä yksityisopetus seuran tiloissa on seuran toimintaa ja liiton TG-sopimus on voimassa. Mikäli ammattivalmentaja pitää omaa opetustaan seuran tiloissa (vuokralla tai ilman) eikä palkkio kierrä seuran kautta, toiminta on elinkeinon harjoittamista, eikä liiton TG-sopimus kata ko. toiminnan musiikkilupaa.

Yhteisten pelisääntöjen takia on siis erittäin tärkeää, että kaikki jäsenyhdistykset ymmärtävät säännön merkityksen ja toimivat sen mukaisesti.

Niihin yhdistyksiin, joiden jäsenmäärissä on ollut selkeää poikkeamaa aiemmasta tai muuta epäselvyyttä ollaan kevään aikana yhteydessä.

DanceCoreen liittyvän ominaisuuden muutos ja siihen johtaneet syyt

DanceCore-rekisteriohjelmassa on ollut ominaisuus, mikä on mahdollistanut yksittäisen jäsenen lisäämisen esimerkiksi kesken vuotta. Kun seura-admin aloitti kirjoittamaan lisättävän henkilön nimeä, ohjelma tarjosi kaikkia samalla alkukirjainyhdistelmällä jo DanceCoressa olevia henkilöitä, joista seura-admin olisi voinut valita sen, jota on omaan seuraansa liittämässä.

Ominaisuuden tarkoitus on ohjelman koodanneen tahon mukaan ollut se, että saman henkilön nimeä ei kirjoiteta epähuomiossa uudelleen hieman eri tavalla: joskus esimerkiksi y voi olla j tai i tai kirjain voi kahdentua tai puuttua (Henry tai Henri; Jevgeni tai Evgeni, Anastasia tai Anastasiia; Niina tai Nina, Elisa tai Eliisa, Teo tai Theo), puhumattamaan vierasperäisistä sukunimistä.  Ominaisuus on siis toiminut yhden henkilön siirtämisen apuna, ilman että sama henkilö on DanceCoressa eri tavoin kirjoitettuna.

Tammikuun lopulla sain tietooni, että seura-adminin on mahdollista avata esille tulleista henkilöistä kenen tahansa ohjelmassa syötettyinä olevat tiedot, mikäli haluaa näin tehdä. Nimen valitsemisen jälkeen henkilö on tosin ensin pitänyt tallentaa ko. seuran jäseneksi.

Mikäli seura-admin toimii vilpittömästi ja tallentaa juuri vain sen henkilön tiedot, kenet oli tarkoituskin liittää seuraan, ongelmaa ei olisi varsinaisesti ollut olemassa. Mutta ohjelmaa oli halutessaan voinut käyttää myös väärin: tallentaa väärä henkilö seuran jäseneksi, urkkia tiedot ja sen jälkeen poistaa henkilö ko. seuran jäsenluettelosta. Rekisterinpitäjän (STUL) tulee huolehtia siitä, ettei urkintamahdollisuuksia ole, vaikka seura-adminien toimintaan luotammekin.

Liitolla ei ole tiedossa onko em. urkintaa tapahtunut, paljonko sitä on tapahtunut tai onko yksittäisen jäsenen liittäminen seuraan tapahtunut jossain tapauksissa erehdyksessä väärin. Tästä syystä edellä mainittu ohjelman ominaisuus poistettiin kokonaan.

Pahimmassa tietoturvaloukkaustapauksessa vilpillisesti toiminut seura-admin on voinut urkkimalla saada tietoonsa jonkun muun seuran henkilöjäsenen sukunimen, etunimen, syntymäajan (mikäli annettu) ja sähköpostiosoitteen, mikäli mainitut tiedot on aiemmin ohjelmaan syötetty toisen seuran toimesta oikein.

Ominaisuus tuli toiminnanjohtajan ja puheenjohtajan tietoon 23.1.2026.  Mahdollisesta tietoturvaloukkauksesta on tehty ilmoitus tietosuojavaltuutetun toimistoon lain edellyttämän 72h sisällä sen tulemisesta rekisterinpitäjän tietoon. Ohjelman koodannut taho on poistanut mainitun ominaisuuden käytöstä (30.1.2026). Mikäli tietosuojavaltuutetulla on asiaan kommentoitavaa, tiedotamme jäsenistöä välittömästi. Ilmoituksemme on kuitattu vastaanotetuksi ja vastauksessa TSV:n toimisto ilmoittaa, että asiaan palataan, mikäli tarkastelussa löytyy huomautettavaa edelleen.

Kaikki jäsenet on vastedes vietävä excel-siirtoina liiton verkkosivuilla annettujen DanceCore -ohjeiden mukaisesti.

On tärkeää, että seura-admin on huolellinen viedessään jäseniä DanceCoreen. Väärin tai eri tavalla kirjoitettu nimitieto aiheuttaa mm. sen, ettei yhteys lisenssitietoihin ja sitä kautta kilpailuilmoittautumisiin toimi (VL).

DanceCoren muita ominaisuuksia ja jäsenrekisterissä vaadittavia tietoja tarkastellaan kevään aikana. Jäsenrekistereiden ylläpitämiseen liittyvistä muutoksista tiedotamme jäsenistöä heti, kun muutostyöt on tehty. Jäsenyhdistykset voivat jo nyt alkaa muokkaamaan omaa jäsenrekisteriään siten, että se vastaa yhdistyslain minimivaatimusta: rekisterissä tulee olla henkilöjäsenen sukunimi + etunimi + kotipaikkakunta.

Toivotan kaikille seura-admineille tsemppiä ja jaksamista jäsenrekisteriasioiden kanssa!

Leena LIusvaara 

–STUL pj.