Seurakehittäjän blogi 1.4.2025
Muistutan joka vuosi yhdistyksiä useampaankin kertaan seuratukihausta, sen suunnittelusta ja ohjeistuksesta. Olen muistanut aina myös mainita, että hankkeista on pidettävä omaa talousseurantaa. Puhutaan kustannuspaikasta, jolle kaikki ko. hankkeeseen kuuluvat menot ja tulot kirjataan.
Mutta olenko puhunut tarpeeksi siitä, että kun hanke on saatu ja sitä lähdetään työstämään ja toimittamaan, tarvitaan yhtä tarkat muistiinpanot ja kirjaukset myös toiminnallisesta osuudesta. Vastaan itse, että en ole. Kirjausten ja muistiinpanojen puuttuminen on tullut jälleen esille, kun hankkeet ovat päättyneet ja on raportoinnin aika. Kun muistiin merkintöjä ei ole tai ne ovat puutteellisia, raportointi on erinomaisen haasteellista.
Kerrataan siis vielä. Ensinnäkin, kun teette seuratukihakemusta, muistakaa tallentaa hakemus myös itsellenne. Samoin päätös, kun seuratuki on myönnetty. Kun hanke käynnistyy, pitäkää toiminto- ja tapahtumakohtaista päiväkirjaa kaikesta, mikä hankkeeseen liittyy. Yhteistyökumppanit ja sidosryhmä, mikä on kenenkin tehtävä ja rooli, millä kouluilla ja päiväkodeilla käydään ja milloin, ketä tavataan, mitä sovitaan, miten työ jaetaan, miten, milloin, ja kenelle markkinoidaan ja viestitään, milloin ja missä ryhmät/kurssit/leirit toteutuvat, kuka ohjaa ja paljonko osallistujia on ollut paikalla, millaista palautetta saadaan, millaisia tuloksia syntyy, milloin ja miten ohjausryhmä on kokoontunut jne.
Jos näyttää, että hanke ei jostain syystä etene suunnitelmien mukaan ja toteutus näyttäisi ajautuvan jopa eri raiteille, on tärkeää olla yhteydessä Opetus ja kulttuuriministeriöön avustuksista vastaavien asiantuntijoiden kanssa ja kysyä heiltä neuvoa. Myös minulle voi soittaa.
Kun asioista on tarkat muistiinpanot ja muut dokumentit, sanallisen raportin tekeminen on helppoa. Kirjauksissa auttaa, jos muistiinpanojen väliotsakkeet ovat samoja, mihin asioihin raportissakin pitää vastata. Tutustukaa siis myös raportointiohjeeseen ja sen otsikoihin. Yhdistystä ja seuraa itseään samoin kuin rahoittajaa kiinnostavat erityisesti, miten asetetut tavoitteet on saavutettu, mitä tuloksia on saatu aikaan ja mikä on ollut hankkeen vaikuttavuus sekä mitä toiminnan kehittämistarpeita hanke on nostanut esille. Yhtä tärkeä tieto on sekin, että jos kaikki ei ole mennyt suunnitelmien mukaan, miksi näin on käynyt ja millaisia mahdollisia korjausliikkeitä asialle on tehty. Hakemusvaiheessa tehty hyvä ja monipuolinen riskikartoitus on jo toivottavasti ennaltaehkäissyt ja vähintäänkin puolittanut nämä ei toivotut ja usein lisäaikaa ja resursseja vaativat tilanteet.
Siis kaksi asiaa: taloudenseurantaa varten oma kustannuspaikka, johon kaikki hankkeen kulut ja tulot merkitään selitteineen. Ja toinen ”asiakirjasto”, johon kirjataan ja merkitään kaikki toiminnot yhtä yksityiskohtaisesti. Ensi hankekaudella tämä muistetaan. Eikö vaikka?
Toinen asia, josta haluan muistuttaa, on hankkeessa ilmoitettavat jäsenmäärät. Ministeriössä on kiinnitetty huomioita siihen, että joissakin hakutiedoissa ilmoitettu jäsenmäärä poikkeaa siitä, minkä yhdistys ja seura on antanut liitolle. Tähän liittyen ministeriöltä on tullut liitolle jo joitakin kyselyitä ja tarkistuksia.
Liikuntalain tarkoituksen mukaisesti ja siihen perustuen yhdistysten ja seurojen tulisi antaa yhtenäiset jäsentiedot riippumatta organisaatiosta, joka niitä pyytää. Näin toimien valtakunnalliset tilasto- ja muut seurantatiedot saadaan yhteneväisiksi ja liikuntatoimen kehittämistyön perustaksi. Tähän kiinnitetään jatkossa yhä tarkempaa huomioita myös seuratukihakemuksien lausuntokierroksella.
Heti kun entiset hakemukset on raportoitu, uuden hankekauden suunnittelu alkaa. Onnea matkaan! Tuen ja sparraan teitä mielelläni.
Katriina, seurakehittäjä
