Kategoria: Seuratiedotteet

Apuraha Koulutus- ja konsultointipalvelu Auli Korhonen

JULKAISTU: 14.3.2024, KATEGORIAT: Seuratiedotteet

Koulutus- ja konsultointipalvelu Auli Korhonen on lahjoittanut STUL ry:lle rahaston, jonka avulla voidaan erikseen mainituilla kriteereillä tukea lasten ja juniori-ikäisten (alle 17-vuotiaat) tanssiurheiluharrastusta. Tukirahaston määrä on 1.300 €. Haku on jatkuva niin kauan kuin rahastossa on avustusvaroja.

Hankkeessa hakijana tulee olla seura. Rahoituksen ehtona on, että seura hakee jäsenelleen jäsen- ja kausimaksun kattavaa rahoitusta. Tukea voi saada enintään yksi henkilö/seura. Myöntämisen kriteereinä ovat vähävaraisuus, erityisyys kuten kehitysvammaisuus ja Suomen reuna-alueilla asuminen. Hakemuksessa tulee painottaa hakijan erityisyyttä (esim. osallistuminen erityisryhmän/kehitysvammaisten ryhmän) harjoitteluun, asumista kaukana kasvukeskuksista, tanssijan perheen taloudellisia haasteita tai muuta vastaavaa seikkaa, jolla saattaa olla vaikutusta hakemuksen käsittelyyn. Etusijalla ovat Special Olympics artikla 2:n mukaiset lapset ja nuoret.

Seura lähettää hakemuksensa verkkolomakkeella tätä linkkiä käyttäen (linkki avautuu toisella sivustolla). Muuta kautta lähetettyjä hakemuksia ei hyväksytä. Seuran tulee täyttää verkkolomake yhteistyössä hakemuksessa mainitun hakijan huoltajan kanssa.

Lomakkeet ja niiden tiedot tulevat ainoastaan seurakehittäjä Katriina Lahden arvioitavaksi ja tarkasteltavaksi. Päätökset avustuksista tekee liittohallitus seurakehittäjän esityksestä, ja esitetyt perustelut jäävät luottamuksellisiksi.

Liittohallituksen päätöksiä 29.2.2024

JULKAISTU: 6.3.2024, KATEGORIAT: Seuratiedotteet
  • WRRC:n AGM:n kokousedustajiksi vahvistettiin Niklas Hagel ja Juha Martikainen
  • Käytiin keskustelua taloustilanteesta, mikä näyttää vuoden 2023 osalta toteutuvan odotusten mukaisesti
  • Merkittiin tiedoksi yleisavustus ja ansiomitalit
  • Hyväksyttiin Suomen Breikkiliiton ja STUL ry:n yhteistyösopimus
  • Hyväksyttiin muutokset kriisiviestintäsuunnitelmaan
  • Päätettiin liiton vapaakorttien myöntämisen linjauksesta
  • Päätettiin sanktiojärjestelmän rakentamisesta seuroille, mikäli kiertopalkintojen palauttamista ennen seuraava arvokilpailua ei ole hoidettu asianmukaisesti
  • Vahvistettiin Paratanssin maajoukkue osin
  • Vahvistettiin Breaking-maajoukkue
  • Vahvistettiin A. Korhosen lahjoitusrahaston hakumenettely

Ohje seuroille: jäsenluettelo, eronneet jäsenet ja DanceCore

JULKAISTU: 29.2.2024, KATEGORIAT: Seuratiedotteet, Yleinen

Liiton säännöt, hyväksytyt dokumentit, päätökset ja ohjeet linkittyvät usein toisiinsa, mutta niitä on tehty eri yhteyksissä ja eri otsikoilla. Päämäärä näiden dokumenttien tuottamiselle, viestinnälle ja tiedotukselle on tietenkin palvella jäsenistöä ja auttaa jäsenseuroja toimimaan sujuvassa yhteispelissä liiton hallinnon kanssa. 

Valitettavasti kokonaiskuvaa jostain tietystä asiasta voi olla vaikea hahmottaa, koska tieto löytyy hajanaisina palasina eri lähteistä, jos löytyy ollenkaan. Siitä syntyy väärinkäsityksiä ja virhetilanteita, ja niistä tietenkin ylimääräistä vaivaa ja työtä kaikille osapuolille.

Sen vuoksi avaan tässä  yhden asiakokonaisuuden, jäsenluettelon toimittamisen DanceCoren kautta. Käytän tässä esimerkkeinä kahta yleistä väärinkäsitystä, Myyttiä. Näiden väärinkäsityksien kumoamiseksi osoitan ne säännöt ja päätökset, jotka näistä asioista määräävät ja jotka meitä sitovat, ja lisäksi vielä syvällisemmin ne syyt, joihin toimintamalli perustuu. Tarvittaessa tähän artikkeliin voi aina palata, jos tulee epäselvyyttä, tulkintavaikeuksia tai kysymyksiä, miten pitäisi toimia.

Myytti 1:

Liitolle tulee ilmoittaa vain 15.12. jäsenenä olevat henkilöt. 

Asiaan liittyvä järjestösääntö 5 § (Hyv. kevätkokouksessa 2023.)

”Jäsenseuran täydellinen henkilöjäsenluettelo 15.12. tilanteen mukaan on toimitettava liiton toimistoon vuosittain 31.12. mennessä. Jäsenseurojen tulee toimittaa liiton pyytämä henkilöjäsenluettelo liiton määräämän rekisterin kautta.”

Asiaa täydentävä päätös (Hyv. kevätkokouksessa 2023.)

Esitys jäsenmaksujen suuruudesta ja maksuohjelmasta 2024
Kohdassa maksuohjelma määritellään: – – sääntöjen 5 §:n mukaisesti liiton määräämään rekisteriin ilmoitettu jäsenmäärä (tilanne 31.12.2023, kaikki vuoden 2023 aikana jäsenmaksun maksaneet seuran jäsenet).

Mitä tämä tarkoittaa:

  • vaikka henkilö eroaisi seuran jäsenyydestä ennen vuoden vaihdetta, hänen jäsenyytensä lasketaan mukaan vuoden jäsenmäärään
  • jokainen vuoden aikana jäsenmaksun maksanut jäsen, mukaan lukien eronneet, tulee viedä jäseneksi DanceCoreen viimeistään ennen vuoden vaihtumista
  • henkilöä ei saa poistaa kuluvan vuoden jäsenluettelosta eli DanceCoresta
  • eronnut jäsen poistuu DanceCoren jäsenluettelosta, kun hänen jäsenyyttään ei siirretä voimaan enää seuraavalle vuodelle

Miksi toimimme näin?

DanceCore on liiton määräämä rekisteri, jonka kautta jäsenluettelo tulee virallisesti toimittaa. Liitossa jäsenluettelot muodostetaan raportiksi aikaleimalla 31.12. klo 23.59. Jäseniä ei pysty lisäämään järjestelmään takautuvasti edelliselle vuodelle. Seurojen jäsenluettelot DanceCoressa nollautuvat 1.1.klo 00.00, minkä jälkeen alkaa kuluvan vuoden jäsenluettelon ylläpitäminen.

Järjestösääntöön lisättiin kohta ”15.12. tilanteen mukaan” helpottamaan seurojen vuodenvaihdetta ja määrittelemään, että vuosittainen tarkastelujakso päättyy 15.12. Toisin sanoen seura-admin voi tehdä päättyvän vuoden tehtävät jo 15.12. ja jäädä ansaitulle joululomalle. Toisaalta seura-adminilla on myös kaksi viikkoa aikaa tarkistaa ja/tai päivittää jäsenluettelo kuntoon. Jos vuoden kahden vimeisen viikon aikana seuraan liittyy vielä uusia jäseniä, heitä ei lasketa päättyvän vuoden jäsenmäärään eikä heitä tarvitse viedä liiton rekisteriin kuin vasta seuraavalle vuodelle.

Myytti 2:

Jos henkilö pyytää henkilötietojensa poistoa rekisteristä, seura-adminin tulee poistaa hänen henkilötietonsa DanceCoresta.

Katso DanceCoren rekisteriseloste ja Liiton tietosuojakäytännöt

Mitä em. rekisteriote ja tietosuojakäytännöt käytännössä merkitsevät:

  • ensin tulee selvittää, koskeeko tietojen poistamispyyntö seuran hallussa olevaa rekisteriä, liiton rekisteriä vai molempia
  • DanceCore on liiton ylläpitämä rekisteri. Kun tiedot on viety liiton rekisteriin, niiden säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa liitto.
  • Seura-admin ei ole liiton rekisterin ylläpitäjä, vaan hänet on valtuutettu seuran puolesta tallentamaan ja päivittämään seuran perus- ja jäsentietoja liiton rekisteriin. Tallentamisen jälkeen Seura-admin vastaa ainoastaan seuran hallussa olevien henkilötietojen asianmukaisesta säilyttämisestä ja hävittämisestä.
  • Jos henkilö haluaa tietonsa poistettavaksi DanceCoresta, pyyntö tulee osoittaa rekisterinpitäjälle eli liitolle. Tarvittaessa seura-admin voi ohjata henkilön kääntymään liiton puoleen.
  • Huom. Kilpailuyksiköiden henkilötiedot ja kilpailutulokset säilyvät jäsentiedoista riippumatta DanceCoressa, ellei henkilö pyydä niidenkin poistamista.

Miksi toimimme näin?

DanceCore on erityisesti Tanssiurheiluliiton toiminnan avuksi kehitetty järjestelmä, ja kaikki sen eri toiminnot on tarkoitettu palvelemaan liiton jäsenistöä. DanceCore on kanava, jonka kautta jäsenyhdistyksemme ilmoittavat liittopalvelun toteuttamisen kannalta välttämättömiä tietoja määritellyssä muodossa, suoraan järjestelmän käytettäväksi. Jotta kaikki järjestelmän toisiinsa linkittyvät toiminnot onnistuisivat, tietojen täytyy olla paikkansa pitäviä ja ajan tasaisia.

Kaikkien jäsenseurojen henkilöjäseniä palvelevien toimintojen perustana on luotettava jäsenrekisteri. Jäsenyyden todentaminen liittyy oleellisesti mm. liiton kilpailutoiminnan järjestelmään, järjestösääntöjen, kilpailusääntöjen ja urheilun eettisen säännöstön noudattamiseen, jäsenille kuuluvien etujen ja velvollisuuksien varmistamiseen, yhdistyksen ja henkilöiden oikeusturvaan sekä erilaisten vastuuasioiden selvittämiseen, myös takautuvasti (tietosuojakäytännöissä määriteltyjen tietojen säilytysaikojen mukaisesti).

Järjestelmän käyttämisen tarkoitus on palvelun ja toiminnan sujuvuus, välikäsien ja virheiden vähentäminen, todennettavissa ja tarvittaessa jäljitettävissä oleva data, mutta myös jäsenistön, toisin sanoen jäsenyhdistysten sekä niiden henkilöjäsenten, yhdenvertaisuus.

Kun kunnioitamme ja noudatamme yhteisiä sääntöjä, ohjeita ja toimintatapoja, ei myöskään synny tulkinnanvaraisuuksia, poikkeuksia ja sitä kautta eriarvoista kohtelua. Liitto ei voi millään vaatimuksilla ja perusteluilla myöntää vapautusta yhteisesti hyväksytyistä säännöistä tai tulkita ja soveltaa sääntöjä eri tavoin eri jäsenten kohdalla. Tällöin vaatija saisi perusteetonta etua verrattuna muihin, jotka toimivat sovittujen pelisääntöjen mukaan.

Jäsenistön, tanssilajien ja kaikkien toimijoiden yhdenvertaisuus on kirjattu omana kohtanaan hiljattain päivitettyyn ja liittohallituksen hyväksymään Yhdenvertaisuussuunnitelmaan.

 

Hallintoon, jäsenrekisteriin sekä tietosuojaan liittyvissä asioissa olkaa mielellään yhteydessä allekirjoittaneeseen, aija.nyberg(at)dancesport.fi.

Aija Nyberg

Palvelualueen vastaava: talous ja hallinto, tietosuoja

Liiton strategiatyö: Kysely jäsenseuroille

JULKAISTU: 15.2.2024, KATEGORIAT: Seuratiedotteet, Yleinen

StrategiatyöRYHMÄN KYSELY SEUROILLE

kuvituskuva, käsi pitelee pyöreää linssiä, joka tarkentaa kaukaisuuteen

Liittohallitus on joulukuun kokouksessaan nimennyt työryhmän suunnittelemaan liiton strategian jalkauttamista. Samalla kirkastetaan liiton missio, visio ja arvot.

Strategiatyöhön liittyen toivomme teidän vastaavan lyhyeen kyselyyn. Osallistumisenne on ensiarvoisen tärkeää. Vastaava kysely järjestettiin vuoden 2023 alussa.

Toivomme vastauksia yhdeltä avainhenkilöltä / jäsenseura, esimerkiksi puheenjohtaja, hallituksen jäsen tai muu keskeinen toimihenkilö. Keräämme vastaukset anonymisoituina niin henkilön kuin seurankin osalta.

Vastaathan tähän kyselyyn (avautuu toisella verkkosivulla) mahdollisimman pian, viimeistään 1.3.2024.

Rekisteriselosteet ja tietosuojakäytännöt seuroissa

JULKAISTU: 18.1.2024, KATEGORIAT: Seuratiedotteet

Olemme Tanssiurheiluliitossa vastikään linjanneet, että noudatamme henkilötietojen käsittelyssä minimiperiaatetta ja keräämme henkilötietoja vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsensuhdettamme. DanceCoreen on tehty tarvittavat muutokset tähän liittyen ja DanceCoren rekisteriseloste sekä liiton tietosuojakäytännöt on päivitetty.

Muutosten myötä pyydämme myös seuroja pohtimaan omaa tietosuojaansa ja huolehtimaan siitä, että rekisteriselosteet ja tietosuojakäytännöt ovat sielläkin ajan tasalla.

Liiton järjestösääntöjen mukaan liiton toiminnan piiriin kuuluvilta jäseniltä tulee saada suostumus jäsenten vähimmäishenkilötietojen ilmoittamiseen Suomen Tanssiurheiluliitolle. Sen vuoksi seurassa olisi hyvä pohtia, miten suostumus jäsentietojen luovuttamisesta liitolle pyydetään ja perustellaan. Lisäksi kannattaa miettiä, miten jäsenille kerrotaan, mitä seuran jäsenyys tarkoittaa suhteessa liittoon, mihin se oikeuttaa ja velvoittaa.

Liitto tarvitsee DanceCoren jäsenrekisteriä varten vain seuraavat vähimmäistiedot:

    • Jokaiselta henkilöjäseneltä: etunimi, sukunimi.
      Perusteet: Jäsenyyden toteaminen liiton järjestösäännön 5 §:n mukaisesti.
    • Jokaiselta VL- ja pyörätuolitanssikilpailijalta lisäksi ennen lisenssiostoa ja kilpailuilmoittautumista: Joko Sportti-ID-numero tai oikea syntymäaika.
      Perusteet: Lisenssitietojen linkitys Suomisportin ja DanceCoren välillä.

Muutokset DanceCoreen on tehty

JULKAISTU: 15.12.2023, KATEGORIAT: Seuratiedotteet

Muutoksia DanceCoreen 2024

 

Muutokset henkilötietojen kYSYMISEEN ja käsittelyyn

Tänä vuonna otettiin myös vakio- ja latinalaistansseissa käyttöön viejä/seuraaja-kilpailuyksiköt, joten sukupuolijaottelua ei enää tarvita edes kilpailujärjestelmää varten. Sen myötä on linjattu, että liitto ei enää kerää kenenkään sukupuolitietoa. Myöskään tarkka syntymäaika ei ole välttämätön ei-kilpailevilta jäseniltä. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä minimiperiaatetta ja keräämme henkilötietoja vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsensuhdettamme.

Tämä asia kannattaa seuroissa huomioida ja samalla tiedostaa, mitä henkilötietoja seuran jäsenistä kerätään liittoa varten ja miten jäsentietojen luovuttamisesta liitolle kerrotaan jäsenille. Liitolle ilmoitetaan minimissään pelkkä etunimi ja sukunimi. Toivomme, ettei mikään väärinkäsitys vaikuttaisi siihen, että ihmiset kieltäisivät kokonaan tietojensa luovuttamisen.

Muutokset tietoturvaan

Kilpailijoiden yksilöivänä tunnisteena käytetään nyt Sportti-ID-numeroa. Liiton kilpailutoimintaan liittyvää DanceCorea varten varten ei jäsenyhdistyksissä tarvitse eikä pidä kerätä enää henkilötunnuksia. Henkilön tunnistaminen tapahtuu Suomisportissa kilpailulisenssin oston yhteydessä. Tietoturvasta vastaa siis Olympiakomitean ylläpitämä Suomisport.

Mikä on Sportti-ID?

Suomisportiin ensimmäistä kertaa kirjautuessaan jokainen henkilö tunnistautuu vahvasti esim. pankkitunnuksilla, jolloin henkilöllisyys tarkistetaan väestörekisteristä. Henkilölle muodostuu automaattisesti myös tietoturvallinen yksilöivä tunniste, Sportti-ID-numero. Tämä numero myös pysyy aina samana, aivan kuten henkilötunnuskin.

Kaikille kilpailijoille, joille löytyi DanceCoresta jokin aiemmin ostettu lisenssi, on jo tuotu automaattisesti Sportti-ID, ja se näkyy henkilön profiilissa. Tämä ei aiheuta mitään muutoksia kilpailijoille, jotka ovat jo rekisteröityneet DanceCoreen henkilötunnuksen avulla ja kilpailuilmoittautumiset ovat toimineet ongelmitta. Aiempi kirjautumistapa toimii jatkossakin. Olemassa oleva Sportti-ID näkyy myös seura-admineille Henkilöt-listauksessa, joten sen perusteella voi myös suoraan hakea henkilöä Etsi-kentässä.

Uusien kilpailijoiden kohdalla tämä Sportti-ID-numero muodostuu väistämättä viimeistään silloin, kun hän menee ostamaan kilpailulisenssiä Suomisportista. Henkilön (kilpailijan, liikkujan jne) ollessa alaikäinen, Suomisportissa asioinnin hoitaa laillinen huoltaja. Tällöin sekä huoltajalle että hänen Suomisportissa vahvistamilleen huollettaville syntyy oma sportti-ID. Lisätietoa https://info.suomisport.fi/palvelukuvaus/

Muutokset DanceCoreen

Tähän liittyvät muutokset DanceCoren jäsenrekisteriin on nyt tehty ja ne ovat toiminnassa. Henkilötunnus- sekä sukupuolitieto on poistettu kokonaan tietokannasta. Toiminnot, joihin tämä vaikuttaa, on testattu, mutta on toki mahdollista, että jokin bugi vielä löytyy. Ilmoittakaa, jos ilmenee jotakin virhetilanteita, sähköpostiin dancecore@dancesport.fi.

Myös jäsenien tuontiexcel on muuttunut, ja uuden saa ladattua tutusta paikasta DanceCoren Tuonti-toiminnon alta. Siinä on pakollisena joko Sportti-ID tai syntymäaika, eli jompi kumpi on annettava. Sukupuolisarake poistettu. Muut kentät, kuten yhteystiedot, ovat ennallaan, eli ovat edelleen vapaaehtoisia.

Myös oleelliset ohjeet on päivitetty verkkosivuille https://www.dancesport.fi/seurat/dancecore-ohjeet/.

DanceCoren vuosipäivitys lähestyy

JULKAISTU: 11.12.2023, KATEGORIAT: Seuratiedotteet

Jäsenseuran täydellinen henkilöjäsenluettelo on toimitettava liittoon DanceCoren kautta 31.12. mennessä (15.12. jäsentilanteen mukaan). Jos DanceCorea on ylläpidetty jatkuvasti, jäsenluettelo on sitä myöten kunnossa.

Jos seuran jäsentiedot eivät ole DanceCoressa vielä ajan tasalla, jäsenluettelon viemiselle / päivittämiselle sekä mahdollisten virhetilanteiden selvittämiselle on runsaasti aikaa, 15. – 31.12.2023. Ongelmatilanteissa ottakaa yhteyttä dancecore-tukeen dancecore@dancesport.fi.

Kattavat DanceCore-ohjeet löydät täältä. Katso erityisesti Seura-admin vuodenvaihteen tehtävät tai tallenne elokuisesta DanceCore-webinaarista.

Joko seuranne käyttää Suomisportia?

JULKAISTU: 8.12.2023, KATEGORIAT: Seuratiedotteet, Uutiskirje, Yleinen

Suomisport on Suomen Olympiakomitean tuottama, koko urheiluyhteisön oma digialusta helpottamaan lajiliittojen, seurojen ja liikkujien arkea.

Suosittelemme lämpimästi jäsenyhdistyksillemme maksutonta Suomisportia helppoon, yhdistyslainmukaiseen jäsenhallintaan. Suomisport taipuu myös tapahtumahallintaan, -ilmoittautumisiin ja maksuvälitykseen, taloushallinnon digitalisointiin ja automatisointiin. Opas Suomisportin jäsenhallintaan seuroille on ladattavissa täältä.

Kun saamme Suomisportin kattavasti jäsenyhdistystemme käyttöön, voimme mahdollisesti luopua DanceCoren käyttämisestä jäsenrekisterinä, jolloin se toimisi vain kilpailutoiminnan järjestelmänä.

Alla ote artikkelista 15.11. Suomen Olympiakomitea:

Suomisport-logo

Suomisport keskittää suomalaisen urheilun yhden alustan alle

Olympiakomitean tarjoama Suomisport on nykyaikainen ja helppokäyttöinen digitaalinen alusta, joka muuttaa toimintamallit urheiluseuroissa ja lajiliitoissa. Kun ennen vanhaan erilaiset prosessit, kuten seurojen jäsenmaksut, tapahtumailmoittautumiset ja valmennuskurssit on hoidettu toisistaan erillisillä alustoilla — Suomisportista kaikki palvelut löytyvät yhdestä ja samasta paikasta.

Suomisportin asiakkuuspäällikkö Carita Riutan mukaan palvelua pyritään kehittämään yhä enemmän siihen suuntaan, että suomalaisen urheiluseuratoiminta olisi keskittynyt yhden alustan alle. Digitaaliset ja reaaliaikaiset toiminnot helpottavat päivittäistä työskentelyä niin seuroissa kuin perheissäkin, minkä lisäksi taloustilanteen kokonaiskuvan seuraaminen mahdollistuu.

– Yksi Suomisportin hienouksista on siinä, että alustalla on käyttäjille ja harrastajille henkilökohtainen Sporttitili. Käyttäjä löytää omalta tililtään kaikki tarvittavat palvelut ja reaaliaikaiset maksutiedot, lajirajat ylittäen. Seurakäyttäjille harrastajien verkkokauppamainen digimaksaminen mahdollistaa reaaliaikaisen talouden seurannan, ja integroitu taloushallinto puolestaan säästää aikaa seuran hallinnossa ja kirjanpidossa, Riutta kertoo.

Suomisportia hyödyntää maksuliikenteessä yli tuhat seuraa ja lajiliittoa, ja lisääkin mahtuu. Olympiakomitea haluaa yhä vauhdittaa uusien seurojen tuloa palveluun ja auttaa heitä hyvään sekä tehokkaaseen hallintoon hyödyntämällä Suomisporttia ja sähköisiä taloushallinnon palveluita. Suomisportista on valmiit integraatiot Procountor- ja Netvisor-taloushallinnon alustoille, joilla seurat pääsevät heti käsiksi digitaaliseen taloushallintoon.

Suomisport – kaikki urheilun palvelut yhdessä paikassa

www.suomisport.fi I suomisport@olympiakomitea.fi