Tekijä: Pirjo Koivula

Toiminnanjohtajan palsta viikko 4

JULKAISTU: 26.1.2023, KATEGORIAT: Yleinen

 

Viestintä ja markkinointi ovat tämän päivän yhdistystoiminnassa keskeisen tärkeitä toimintoja. Yhdistyksen näkyminen omille jäsenilleen sekä ulospäin, potentiaalisille uusille jäsenille, on toiminnan kannalta elintärkeää. On yleisesti tiedetty asia, että lähes kaikessa yhteiskunnallisessa toiminnassa (yhdistystoiminta, työpaikat, kunnat jne) viestintä koetaan haastavaksi ja puutteellisesti hoidetuksi. Tanssiurheiluliiton viestintää ja markkinointia on toukokuusta 2022 lähtien yhdessä liiton toimiston kanssa hoitanut Askel Sports. Samaan aikaan marraskuun alussa, kun minä aloitin oman pestini toiminnanjohtajana, Sanna Pusa aloitti Askel Sportsilla Tanssiurheiluliiton vastuuhenkilönä. Sannan kanssa olemme viikkopalavereissa pohtineet kunkin viikon viestinnän ja markkinoinnin päälinjat ja sitten viikon mittaan tarkentaneet ja lisänneet asioita sitä mukaa kun asioita on tullut esiin. Näiden lisäksi osa tiedotusta ja viestintää ovat olleet toimiston lähettämät jäsen- ja koulutustiedotteet, kotisivun uutiset sekä kilpailukalenteri.  Toiminnanjohtajan palsta syntyi tarpeesta vastata jäseniltä tuleviin kysymyksiin ja avata liiton sisäistä toimintaa.

Yhdessä Sannan kanssa olemme tehneet vuotta 2023 koskevan viestinnän ja markkinoinnin vuosikellon, sekä valinneet tälle vuodelle toiminnan painopistealueet. Viestinnän ja markkinoinnin perimmäisenä tavoitteena on saada lisää harrastajia tanssiurheiluun. Toiminnan kolme tärkeintä painopistealuetta vuodelle 2023 ovat 1. tanssiurheilun tunnettuuden, näkyvyyden ja arvostuksen kasvattaminen, 2. seurojen tukeminen uusien harrastajien hankinnassa ja 3. jäsenten aktiivinen tiedottaminen tärkeistä asioista.

Tunnettuutta, näkyvyyttä ja arvostusta lisätään harkittujen sisältöjen aktiivisella, säännöllisellä ja johdonmukaisella julkaisemisella eri kanavissa, monipuolisen ja laadukkaan kuva- ja videomateriaalin käytöllä sekä kilpailutiedottamisella. Lisäksi viestinnässä huomioidaan liiton eri lajiorganisaatiot. Viestintää ja markkinointia viedään eteenpäin teemalla ”Tanssi kuuluu kaikille” ja kannustamalla antautumaan tanssille (#antaudutanssille). Liiton maajoukkueurheilijoille järjestetään somekoulutus yhtenäisen ja ammattimaisen kuvan luomiseksi sekä huippu-urheilun näkymisen varmistamiseksi.

Seurojen oman markkinoinnin ja viestinnän tehostaminen palvelee parhaiten uusien harrastajien lajin pariin saamista. Kyselyn avulla selvitetään mitä seurat kaipaavat eniten liiton viestinnältä ja miten liitto voisi tukea seurojen omaa viestintää. Kysely tullaan järjestämään helmikuussa, joten muistakaa vastata. Seuroille järjestetään webinaari some-markkinoinnista ja julkaistaan valmista markkinointimateriaalia. Koulutuksen nauhoite jää seurojen käyttöön liiton kotisivuille. Vuosikelloon on määritelty ajanjaksot uusien kausien kynnyksille, joulu-tammikuussa ja elo-syyskuussa, jolloin seuroja tuodaan esille liiton viestinnässä ja pyritään auttamaan seurojen omaa markkinointia. Tägäämällä näinä aikoina @dancesportfin omiin somemainoksiin kyseiset julkaisut tunnistetaan ja nostetaan liiton kanaviin. Ensimmäisen kerran näin tehtiin tämän vuoden alussa.

Jäsenten aktiivista tiedottamista parannetaan jatkuvien tiedotusprosessien systematisoinnilla. Kilpailu- ja koulutustiedottamista sekä liiton toiminnasta ja toimenpiteistä tiedottamista vahvistetaan. Vaikuttamista, avoimuutta ja läpinäkyvyyttä lisätään esimerkiksi valiokuntien ja liittohallituksen toiminnasta ja päätöksistä tiedottamalla. Muistakaa seurata liiton kotisivua ja somekanavia.

Mikäli heräsi kysymyksiä tästä tai jostain muusta aiheesta, ota yhteyttä.

 

Pirjo

(pirjo.koivula@dancesport.fi, puh 050- 4080 122)

Toiminnanjohtajan palsta viikko 2

JULKAISTU: 11.1.2023, KATEGORIAT: Yleinen

Kuten edellisellä palstallani lupasin, jatkan DanceCoreen liittyvillä asioilla. DanceCoren toinen käyttötarkoitus on toimia liiton jäsenrekisterinä. Säännöt sanovat, että liiton seurojen tulee ilmoittaa henkilöjäsenensä liiton jäsenrekisteriin vuosittain. Seurat ovatkin kiitettävästi tuoneet jäseniään DanceCoreen vuoden 2022 osalta, kiitos teille siitä. Liiton toimintaedellytysten kannalta on ensiarvoisen tärkeää, että seurat ilmoittavat jäsenensä rekisteriin. Muun muassa valtion avustukset pohjautuvat liiton jäsen ja kilpailijamääriin. Koska liiton oma varainhankita on suhteellisen pientä, liiton toiminta on riippuvaista valtion avustuksista.

Seurojen aktivoituminen jäsenten ilmoittamisessa DanceCoreen on nostanut taas esiin runsaasti kysymyksiä. Yleisimmät kysymykset ovat; Kuka on meidän seuran seura-admin? Miksi en saa vietyä jäseniä järjestelmään? Toimiston henkilökunnasta Aija Nyberg vastaa näihin DanceCoren jäsenasioita koskeviin kysymyksiin. Sähköpostia kannattaa lähettää osoitteeseen dancecore@dancesport.fi. Lisäksi liiton kotisivulle on tehty uusi päivitetty ohje siitä, miten jäsenet DanceCoreen viedään. https://www.dancesport.fi/wp-content/uploads/2023/01/DC-Vuodenvaihteen-tehtavat-2022-korjattu.pdf.  

Mikä on seura-admin? Hän on henkilö, joka vastaa seuran tietojen ylläpitämisestä jäsenrekisterissä. Seura-adminin tehtäviä ovat seuran ja jäsenten tietojen päivittäminen. Näitä tietoja ovat seuran perustiedot (erityisesti sähköpostiosoite), toimihenkilöt, seuran jäsenet, kilpailijat ja alaikäisten kilpailijoiden huoltajat. Edellä mainittujen lisäksi admin tarkistaa kilpailijoiden lisenssit. Lisenssitiedot siirtyvät automaattisesti Suomisportista DanceCoreen. Vakio- ja latinalaistanssien osalta admin toimittaa kilpailuyksiköiden muutos- ja perustamispyynnöt Kilpailijakortistoon, sekä päivittää kilpailuiden tiedot ja seuraa ilmoittautumisia (tämä tulossa).

Seura-admin tuo jäsentiedot DanceCoreen Excel-tiedostolla. Tässä on tärkeä tarkastaa mikä ohjelmistoversio on käytössä. Oikea ja ainoa versio, jonka DanceCore hyväksyy, on .xls. Väärä tiedostomuoto on suurin yksittäinen syy miksi tietojen tuonti ei onnistu.

Seurojen tehtäviin kuuluu huolehtia siitä, että heillä on ainakin yksi seura-admin, joka käyttää aktiivisesti DanceCorea. Liiton toimiston DanceCore-pääkäyttäjä luo seuran pyynnöstä halutulle henkilölle admin-oikeudet. Seurojen tehtävänä on säännöllisesti tarkastaa ja poistaa ne seura-adminit, jotka eivät enää näitä oikeuksia käytä tai ole oikeutettuja niitä käyttämään.

Mikäli heräsi kysymyksiä tästä tai jostain muusta aiheesta, ota yhteyttä.

Pirjo

pirjo.koivula@dancesport.fi, puh 050- 4080 122

Toiminnanjohtajan palsta viikko 52

JULKAISTU: 28.12.2022, KATEGORIAT: Yleinen

Minulle on tullut paljon kysymyksiä ja parannusehdotuksia koskien DanceCorea. Niille, jotka eivät ole törmänneet DanceCoreen hieman taustaa asiaan. DanceCore on Tanssiurheiluliiton ja sen alaisuudessa toimivien urheiluseurojen henkilö- ja organisaatiorekisteri, joka on otettu käyttöön vuoden 2019 alussa. Rekisterin käyttäjinä toimivat ja voivat toimia seurojen toimihenkilöt (seura-admin), kilpailijat ja alaikäisten kilpailijoiden huoltajat, muut seurojen jäsenet, kilpailijakortiston ylläpito, tulospalvelu, kilpailujohtajat ja liiton toimihenkilöt. Rekisteristä löytyy seurojen perustiedot, jäsentiedot ja tiedot seurojen toimihenkilöistä. Kilpailutoimintaan liittyen DanceCoressa on kilpailuyksiköiden tiedot (vakio- ja latinalaistanssit), kilpailulisenssien tarkastus, kilpailuilmoittautumiset ja kilpailumaksut (vakio- ja latinalaistanssit) sekä kilpailu- ja tapahtumakalenteri. Tällä palstalla keskityn DanceCoreen pääasiassa kilpailutoiminnan näkökulmasta.

DanceCorea ohjelmistopäivityksistä vastaa Datalatu oy ja yrityksen edustajana Tanssiurheiluliiton suuntaan toimii Kari Pajunen. Liiton ICT ja DanceCoren kehittämisestä vastaava henkilö on Jorma Pyy. Jorma johtaa IC työryhmää, johon kuuluvat hänen lisäkseen Kari Pajunen, Kalle Paalasmaa, Juha Laiho ja liiton toiminnanjohtaja. Tällä hetkellä työryhmään kuuluu asiantuntijajäsenen Tuuli Harju. DanceCoren kehittämiseen on liiton budjetissa varattu vuosittain summa, jolla toteutetaan olemassa olevan suunnitelman mukaisia muutoksia sekä korjataan käytössä esille tulevia ongelmia.

Vuoden 2022 aikana on ohjelman yleiseen osaan tehty paljon pieniä muutoksia. Päivitys uusimpaan Laravel-versioon, uusimpaan PHP-versioon, sekä päivitykset kaikkiin käytettyihin kirjastoihin. Päivitetty isoja osia koodista, kun osa paketeista oli vanhentunut, ja ne piti vaihtaa kokonaan toisiin. Monia muitakin koodin osia on lisäksi täysin refaktoroitu. Nämä päivitykset olivat välttämättömiä tietoturvan sekä jatkokehityksen kannalta. Eri ominaisuuksia on testattu mahdollisimman kattavasti, mutta jos vielä havaitaan virheitä, niistä pyydetään raportoimaan Jorma Pyylle.

Vakio- ja latinalaistanssien osalta on päivitetty sääntöjen vaatimat asiat esimerkiksi korvattu termit mies ja nainen termeillä viejä ja seuraaja. Pyörätulitanssikilpailut on viety ohjelmaan soveltuvin osin samanlaisina kuin vakio- ja latinalaistanssit ja lisätty lajin vaatimat muutokset esimerkiksi ilmoittautumisiin. Ohjelma on nyt testauksessa ja tavoitteena on saada se käyttöön vuoden 2023 ensimmäiseen kilpailuun. Pyörätulitanssin osalta DanceCoresta puuttuu vielä tuloslaskenta, jonka lisäämisedellytyksiä tutkitaan. Kun tehdyt muutokset on saatu testattua ja toimintaan, aloitetaan sama prosessi rock’n’swing tanssien osalta toivottavasti vuoden 2023 aikana.

Kentältä tulleiden ehdotusten pohjalta vuodelle 2023 suunnitellaan DanceCoreen seuraavia muutoksia. Lisätään kilpailunjohtajalle oikeudet viedä aikataulu ohjelmaan, tarkastaa ilmoittautuneet ja peruutukset. Lisätään tuloslaskijalle oikeudet tarkastaa ilmoittautuneet. Lisätään toiminto, jossa kilpailuun ilmoittautumisen sulkeutuessa peruutus avautuu.

Seuraavalla pastalla tulossa asiaa DanceCoresta seurakäyttäjien näkökulmasta. Mikäli sinulla on kysyttävää, toiveita tai parannusehdotuksia ota yhteyttä.

Pirjo
(pirjo.koivula@dancesport.fi, puh 050- 4080 122)