DanceCoren vuosipäivitys lähestyy
Jäsenseuran täydellinen henkilöjäsenluettelo on toimitettava liittoon DanceCoren kautta 31.12. mennessä (15.12. jäsentilanteen mukaan). Jos DanceCorea on ylläpidetty jatkuvasti, jäsenluettelo on sitä myöten kunnossa.
Jos seuran jäsentiedot eivät ole DanceCoressa vielä ajan tasalla, jäsenluettelon viemiselle / päivittämiselle sekä mahdollisten virhetilanteiden selvittämiselle on vielä runsaasti aikaa.Ensin kannattaa tutkia, löytyisikö ratkaisu kattavista DanceCore-ohjeista täältä. Katso erityisesti Seura-admin vuodenvaihteen tehtävät.
Jos seura ei ole vielä ylläpitänyt jäsenrekisteriä ollenkaan DanceCoressa, tai järjestelmän käyttö syystä tai toisesta ei onnistu, seura voi toimittaa vuoden 2023 jäsenluettelon toimistolle excelinä (etunimi ja sukunimi, syntymäaika valinnainen). Tämäkin on tehtävä viimeistään 31.12.2023. Liittokäyttäjä voi tehdä tietojen siirron DanceCoreen. Näin ei tule tarpeettomia virheitä ja viivästyksiä, ja jäsentiedot on viety valmiiksi myös seuraavaa vuotta varten.
Liitto on tänä vuonna linjannut, että emme enää kysy sukupuolitietoa jäsenrekisteriä varten. Kysymys on yhdenvertaisuudesta, tietosuojasta ja henkilötietojen keruun minimiperiaatteesta. Syntymäaikaa taas kaikki jäsenyhdistykset eivät kysy jäseniltään. Valitettavasti DanceCoren siirtoexcel ei ole vielä ajan tasalla, vaan taulukkoon on yhä täytettävä sukupuoli- ja syntymäaika -sarakkeet.
Siirtotyökalun ja järjestelmän päivittäminen vaatii vielä toimenpiteitä, joiden aikataulusta ei ole tarkkaa tietoa. Toistaiseksi, ennen kuin puuttuvien jäsenten siirtoexcel on korjattu, voitte laittaa jäsenille syntymäajaksi joko oikean syntymäajan tai 1.1.1900. Jos ette halua ilmoittaa sukupuolia, merkitkää sukupuolisarakkeeseen jokaiselle joko M tai N. Kun kaikilla on sama merkintä, niin tämä tietue käytännössä menettää merkityksensä.
Muutoksia DanceCoreen 2024
Liitto ei enää kerää kenenkään tarkkaa syntymäaikaa tai sukupuolitietoa jäsenrekisteriinsä, edes raportointia varten. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä minimiperiaatetta. Keräämme henkilötietoja vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsensuhdettamme.
Tämä asia kannattaa seuroissa huomioida ja samalla tiedostaa, mitä henkilötietoja seuran jäsenistä kerätään liittoa varten ja miten jäsentietojen luovuttamisesta liitolle kerrotaan jäsenille. Liitolle ilmoitetaan minimissään pelkkä etunimi ja sukunimi. Toivomme, ettei mikään väärinkäsitys vaikuttaisi siihen, että ihmiset kieltäisivät kokonaan tietojensa luovuttamisen.
Vuoden 2024 alusta alkaen luovumme henkilötunnusten käsittelystä DanceCoressa kokonaan. Käytämme kilpailijoiden henkilöllisyyden tunnisteena Sportti-ID:tä, joka muodostuu henkilölle tämän kirjautuessa ensimmäisen kerran Suomisportiin. Liittokäyttäjä saa vietyä jokaisen joskus Suomisportista lisenssin ostaneen kilpailijan sportti-ID:t DanceCoreen.
Viimeistään 2024 alusta alkaen siirtoexcel tullaan päivittämään seuraavasti:
• Luovumme kilpailijoiden henkilötunnusten viemisestä DanceCoreen. Korvaamme tämän tietueen sportti-ID:llä.
• Luovumme sukupuolen kysymisestä kokonaan.
• Luovumme tarkan syntymäajan pakollisuudesta. Syntymävuosi riittää. Tarkan syntymäajan saamme kilpailijoille Suomisportista.
Vuoden 2024 alusta uusien kilpailijoiden DanceCoreen rekisteröityminen tapahtuu sportti-ID:n avulla. Yksilöllinen sportti-ID muodostuu silloin, kun henkilö (tai alaikäisen huoltaja) ensimmäistä kertaa kirjautuu Suomisportiin, esimerkiksi ostaakseen kilpailulisenssin. Samalla henkilöllisyys ja mahdollinen huoltajuussuhde varmistetaan vahvalla tunnistautumisella. Myös huoltajalle muodostuu sportti-ID. Tieto lisenssistä ja mahdollisesta huoltajasta siirtyy sportti-ID:n perusteella oikealle henkilölle DanceCoreen.
Aiemmin kilpailleiden kohdalla ei näillä näkymin tarvitse tehdä mitään, jos he ovat aikanaan rekisteröityneet DanceCoreen henkilötunnuksen avulla ja kilpailuilmoittautumiset ovat toimineet ongelmitta. Sama tunnistautumis- ja kirjautumistapa toimivat todennäköisesti jatkossakin. Ohjeet tähän tarkentuvat vielä ennen vuoden 2024 kilpailukauden alkua.
