Kuukausi: elokuu 2018

Muu Eurooppa vielä lomailee, mutta Suomessa elokuu on jo arkeenpaluun aikaa. Koulujen alkamisen ohessa aloittavat myös tanssikoulut ja -seurat. Uusia harrastuksia, uusia ryhmiä ja pareja, uusi kisakausi ja uudet tavoitteet. Mutta samalla vanhoja tuttuja treenikavereita, tuttuja työyhteisöjä ja rutiineja. Ihana, tervetullut syyskausi, jota tanssinnälkäisenä kesäkauden jäljiltä jo odottaakin!

Kauden alkuun ja uuteen vuoteen liittyvät uudet jutut tulee yleensä käyneeksi läpi automaattisesti. Aika-ajoin kannattaa kuitenkin tehdä kunnon silmäys myös niihin ns. vanhoihin juttuihin! Töiden tai harjoitusten sekä niihin liittyvien aikataulujen alkaessa, omaan kuplaan ja tutummille urille on nimittäin helppo sujahtaa huomaamattaankin. Kannattaa lisäksi huomioidan, että uusien tehtävien tai suunnitelmien mukaantulo saattaa vaikuttaa niihinkin juttuihin, joiden ajattelit jo olevan hanskassa. Mitä taas yhteisöihin tulee, varmuuden välttämiseksi kannattaa puhua ääneen, sillä ymmärrys ei aina ole jaettu, vaikka se siltä vaikuttaisi. Tarkista siis ainakin seuraavat seikat vanhojen juttujen puolelta ja huomioi samalla ne, mitkä vaativat uusiutumista:

Työyhteisöissä ja ryhmissä on hyvä tehdä ajantasaistarkastus ja varmistaa, että kaikki ovat toteuttamassa samaa suunnitelmaa. Itsestäänselviksi muodostuneet tehtävät ovat nimittäin todennäköisimmin juuri niitä, mitkä vaarantavat kokonaisuuden hallintaa. Vastuualueiden läpikäynti mahdollistaa myös uusien jäsenten pääsyn porukkaan, sitouttaa yhteisöön ja helpottaa jokaisen oman tontin hahmottamista. Yksittäisille urheilijoille tämä tarkoittaa omien aikataulujen, rutiinien ja käytännön toimien läpikäyntiä sekä sen tarkistamista, mitä toimia nämä vaativat. Läpikäyntiin pätevät samat seikat!

Käykää ryhmässä läpi työnjaot ja tehtävät: Ota asiaksi käydä läpi kaikki työn osa-alueet tai jokaisen tehtävät. Nekin, jotka tuntuvat selkeimmiltä, tai oikeastaan erityisesti ne. Sama tehtävänanto saattaa tarkoittaa eri asioita eri ihmisille ja uusien työkuvioiden tai -tehtävien myötä vastuualueiden rajat liikkuvat.

Kuinka:

• Päättäkää yhdessä tehdä työnjakoon liittyvät asiat selviksi ja valitkaa joku johtamaan tätä osiota tapaamisesta.
• Yksi henkilö käy läpi jokaisen tehtävät ja kukin tarvittaessa täydentää listaa kohdallaan TAI kukin kertoo vuorotellen oman tonttinsa. Muista kuunnella muiden puheenvuorot.
• Kuvatkaa kokoontuminen tai valitkaa joku kirjaamaan seikat ylös.
• Varatkaa riittävästi aikaa kokouksesta tai palaverista, jotta viimeistenkään kohdalla listaa ei tarvitse oikaista.
• Muistakaa myös yhteinen lopetus tai koonti.

Mitä tarkemmin töiden tai roolien sisällöt käydään läpi, sitä selkeämpi kuva muille muodostuu jokaisen paikasta yhteisössä. Näin on mahdollista jättää taakse toisten panoksen tai työn tärkeyden epäilyt ja vahvistaa yhteishenkeä. Samalla vältytään päällekkäiseltä työskentelyltä ja työtunteja jää muuhun. Jättäkää läpikäyntiin liikkumavaraa ongelmakohtien ratkaisemiselle ja työtehtävien uudelleen jakamiselle. Tällä tavoin työtehtäviä ei myöskään jää leijumaan kuuluisan jonkun harteille!

Uuden kauden alku on hyvä sauma ottaa kiinni päivitysrutiinista ja tehdä se fiksulla tavalla. Kaikkia kanavia ei tarvitse ottaa mukaan vain siksi, että ne ovat olemassa, vaan kannattaa keskittyä oman toiminnan kannalta tärkeimpiin ja tehdä se hyvin. Hyvät verkkosivut ja muutama aktiivinen sosiaalisen median kanava, joista osan voi säätää toistamaan toisaalla aktiivisesti päivitettyjä julkaisuja, tavoittavat jo lähes kaikenlaiset tanssijat ja yhteistyötahot! Toisin sanoen ottaessasi varman otteen tekemisestäsi somessa, varmistat, että tavoitat yleisösi ja että yleisösi tavoittaa sinut.

Nettisivujen päivitys: Tarkista, että seuran/koulun sivut ovat ajantasalla – aikataulut ovat tälle kaudelle, yhteystiedot löytyvät mutkitta, kuvat skaalautuvat ja että sivut ovat teidän näköisenne. Vuonna 2018 nettisivuilta odotetaan löytyväksi kaikki tarvittava tieto ja mitä paremmin vastaat tähän, sitä pätevämmän vaikutelman annat sivuilla vierailevalle. Varmista, että sivujen päivittäminen kauden aikana kuuluu jonkun vastuualueeseen! Tähänkin hommaan löytyy osaajia, jos omat taidot eivät riitä: kysy oppilaitoksista, Facebookin yrittäjä-ryhmistä, tutuilta tai heidän lapsiltaan tai käänny suosiolla päätoimisten ammattilaisten puoleen. Kertapäivityksellä, yleisilmeen tarkentamisella ja perustietojen lisäämisellä, saa jo ihmeitä aikaan!

Some-viestintä: Tee suunnitelma, varmista vastuualueet toteutukselle, toimi suunnitelman mukaan. Muuta suunnitelmaa tarvittaessa. Some-viestintään pätee siis sama työprosessi kuin muihinkin tavoitteellisiin toimiin. Ja hei – tavoitteellisiin! Kirkasta itsellesi, mikä on viestintäsi tavoite sosiaalisessa mediassa: uusien jäsenten tai asiakkaiden löytäminen, vanhojen informointi, omasta työstä kertominen, yhteistyösopimusten saavuttaminen, vallitsevien mielikuvien muokkaaminen, elintapamuutokseen kannustaminen, yleisön viihdyttäminen, oman profiilin nostaminen… vai kaikkia näitä? Tee suunnitelma kullekin tavoitteelle ja jokaiselle alustalle erikseen. Tee varalle pieni, yleispätevä kuvapankki infon jaon ja hiljaisempien kausien varalle. Pitäydy yhtenäisessä visuaalisessa ilmeessä. Aktiivisen kuvan antaminen vaatii päivittämään kerran päivässä. Tämä syksy on myös hyvä hetki ottaa haltuun mediatyökalut päivitysten ajastamiseen!

Saattaa ensisilmäyksellä vaikuttaa kiireisessä ympäristössä tai päivätyön ohella tehtävässä yhteisötyössä työläältä, mutta on kuulkaa kaiken sen työn arvoista! Yksityiskohtia voi viilailla vauhdissakin ja kaikista suunnitelmista sekä työnjaoista voi ja saa tehdä aivan omannäköisiä ja juuri teille sopivia.

Mukavaa aloittamista
– Kaisu Tomperi
STUL, viestintäkoordinaattori

Tanssia ja viestintää tanssiurheilun lajiliiton liikkuvasta toimistosta. Viestintäkoordinaattorin pohdintoja STUL:n blogissa joka kuun 20. päivä.

Osallistu keskusteluun liiton Facebook-sivulla!